Feedback & feed forward
Ruim een jaar geleden rondde Mozaïek Wonen een kort en krachtig organisatie ontwikkeltraject af rond het thema Feedback en Feed forward. Onlangs sprak Maryam met Sacha Bos, manager strategie en organisatie bij Mozaïek Wonen, en Edith Hoksbergen, directeur PLATEAU, om terug te blikken op het traject, de resultaten en wat ze er van leerden.
Sacha, een jaar geleden was het traject ‘feedback en feed forward’ volop aan de gang in jullie organisatie. Wat was jullie aanleiding en vraag om dit traject te starten?
SACHA: We wilden dat we elkaar meer gaan aanspreken. Waarom? Omdat we een lerende organisatie willen zijn. Een organisatie die voorwaarts ontwikkelt, en die in staat is flexibel en adequaat in te spelen op wat er op ons af komt. Dan is het belangrijk om effectief met elkaar te kunnen samenwerken. Gaat het een keer wat stroever, dan willen we dat goed met elkaar kunnen oplossen. Het beste in elkaar boven halen om betere resultaten te halen. Dat geldt niet alleen voor medewerkers, ook en juist voor ons als leidinggevenden. Het elkaar goed feedback en feed forward kunnen geven, zagen we als een sleutel en dat is dan ook het centrale thema van het traject waar we PLATEAU inschakelden om samen aan de slag te gaan.
Elkaar goed feedback en feed forward kunnen geven. Edith, hoe zijn jullie met deze vraag aan de slag gegaan?
EDITH: Allereerst door twee belangrijke uitgangspunten te benadrukken. Ten eerste dat feedback en feed forward geven geen trucje is wat je even in een dagje trainen leert. Natuurlijk kun je dan wel kennisnemen van het waarom en hoe, maar het toepassen in de praktijk vraagt meer. Collega’s moeten namelijk het gevoel hebben dat het oké en gewenst is om het te doen. Deels zit dat in de mensen zelf. Voelen ze zich zeker genoeg? En deels zit dit in de omgeving, de sfeer, of zoals wij dat noemen ‘het klimaat’ dat binnen een team en organisatie heerst. En daarmee raak ik het tweede belangrijke punt en dat is dat leidinggevenden voor gaan. Gelukkig iets wat Mozaïek Wonen zelf ook aangaf. Leidinggevenden hebben een belangrijke rol in het creëren van de voorwaarden en de omgeving waarbinnen medewerkers zich vrij voelen feedback te geven. Zij zullen het goede voorbeeld moeten geven, én actief moeten bijdragen aan een klimaat waarin feedback geven, zowel positief als kritisch, er ‘gewoon’ bij hoort.
Dat klinkt vanzelfsprekend, en tegelijk niet eenvoudig. Hoe zag het traject eruit?
EDITH: Het traject bestond uit vijf stappen. We werkten eerst een dag met alle leidinggevenden. Welk gedrag willen zij zien in de organisatie en wat betekent dat voor hun manier van leiding geven? Wat gaat al goed en wat moet of kan beter of anders. Vervolgens trainden we één dag met alle teams apart. Aan de slag met de thema’s ‘openheid en feedback’, aandacht voor elkaar, voor drijfveren, rollen in een team, omgaan met irritaties, feedback en feed forward. Deze dagen brachten al aardig wat beweging.
SACHA: Jazeker, we kwamen net weer naar kantoor na de periode van Corona en deze dagen bleken een mooie onboarding. Medewerkers kwamen versneld met elkaar in contact en leerden elkaar beter kennen op een ander niveau dan normaal gebeurt. En dat leidde in een aantal teams er ook toe dat zaken werden uitgesproken die al wat langer borrelden.
Hoe ging het traject verder?
EDITH: De opbrengst van de teamdagen was inhoudelijk heel groot. We onderscheidden drie rode draden waar de hele organisatie zich in kon en wilde ontwikkelen. Meer aandacht en waardering voor elkaar, meer tijd en ruimte, en beter samenwerken tussen afdelingen. Met leidinggevenden zetten we toen een volgende stap in hoe zij hun rol goed kunnen vormgeven. Met de medewerkers werkten we in gemixte groepen aan vier vragen: Wat herken je in de praktijk in de drie thema’s? Wat kan anders/beter? Wat kunnen jullie daar in doen? Wat heb je nodig van leidinggevenden en directie? Feed forward hielp hierbij: Feed forward is feedback die gewenst en positief gedrag in de toekomst benadrukt. Het gaat over mogelijkheden die in de toekomst kunnen gebeuren. De focus ligt dan ook op wat iemand in de toekomst gaat doen en niet op wat iemand het verleden heeft gedaan. Het biedt ideeën over mogelijkheden in de toekomst en hoe je je verder kunt ontwikkelen. En het verhoogt de kansen op het bereiken van succes. Bovendien is het leuk om feed forward te ontvangen, en daarmee om te geven.
SACHA: Dat dit hele effectieve dagen waren, bleek uit de opbrengst die steeds twee leidinggevenden aan het einde van de dag ophaalden. We hebben veel geleerd over wat er allemaal speelt in de organisatie, inzicht gekregen in wat loopt en wat niet. In de operatie, tussen mensen en afdelingen, tussen medewerkers en leidinggevenden. Mooi en heel nuttig om dat zo met elkaar aan de oppervlakte te krijgen om er samen mee aan de slag te kunnen gaan. Een traject feedback en feed forward ingaan, is niet ‘even’ een training volgen, het brengt je organisatie écht in beweging en helpt de ‘next step’ te zetten.
Wat heeft het traject jullie opgeleverd?
SACHA: Natuurlijk wanneer en hoe je elkaar feed forward en feedback geeft. Maar ook zicht op wat er écht speelt op de werkvloer en de urgentie daarvan. En handvatten hoe we dat samen, leidinggevenden én medewerkers, kunnen oppakken. Iedereen heeft daar iets in te doen. We maakten concrete plannen, waarvan een aantal inmiddels uitwerking heeft gekregen. Onze missie is ‘Hart voor huurders’, nu hebben we bijvoorbeeld ook een ‘Hart voor ons’, in het kader van meer aandacht en waardering voor elkaar. Zowel teamleiders als medewerkers zijn hier actief in. Om de organisatie verder te ontwikkelen zijn we programmalijn ‘Bloei’ gestart. Ons als teamleiders bracht het meer inzicht in de dynamiek binnen ons team. Wat is ieders rol, wie vindt wat belangrijk, begrip waarom een ander en ikzelf op een bepaalde manier reageren, en daarmee ruimte om daar effectiever mee om te gaan.
EDITH: Ja, daar heb ik jullie echt in zien groeien. Een sterker team, een groter speelveld en een energie om samen de verantwoordelijkheid te nemen de thema’s die spelen op te pakken.
Wat zou je organisaties aanraden met een vergelijkbare vraag?
SACHA: Misschien een open deur, maar zo waar: dat als je aan de slag gaat, je je realiseert dat het opvolgen en borgen van de resultaten van het grootste belang is. Dat betekent niet alleen dat er tijd en middelen moeten zijn om de gemaakte afspraken en plannen navolging te geven. Wat ook nodig is, is een team leidinggevenden die het aandacht blijft geven en een aantal mensen, dwars door de organisatie heen, die het leuk vindt om een voortrekkersrol te nemen. En komen er naderhand nieuwe collega’s bij, die het traject niet hebben meegemaakt, dan is het belangrijk om hen écht aan te haken. Dat betekent meer dan ‘even bijpraten’.
Tot slot: Wat is persoonlijk jouw mooiste inzicht?
SACHA: Dat het belangrijk is om éérst met elkaar iets uit te spreken, openheid te geven. Dán dat te bespreken en vervolgens afspraken te maken, voordat je met feedback aan de slag gaat. Want pas als je duidelijke afspraken met elkaar hebt, weet je waar je elkaar op kunt en mag aanspreken. Ik heb het schema van Plateau nog steeds hangen.
MOZAÏEK WONEN
Mozaïek Wonen is een woningcorporatie in het Groene Hart met bijna 10.000 voornamelijk sociale huurwoningen in Gouda, Bodegraven, Nieuwerbrug, Moordrecht en Gouderak. Bij Mozaïek Wonen is Sacha manager van Strategie en Organisatie en daarmee verantwoordelijk voor Strategie, P&O, Communicatie, Juridische Zaken en Staf.
WIL JIJ WETEN WAT WE VOOR JOUW TEAM OF ORGANISATIE KUNNEN BETEKENEN?
